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Abbildungen und Texte in Printpublikationen und beim Online-Auftritt

Für die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit und die Darstellung Ihres Arbeitsbereichs in Printprodukten und im Internet benötigen Sie Text- und Bildmaterial. Dabei müssen Sie allgemein gültiges Recht beachten. Was ist bei der Nutzung von Abbildungen und Texten zu beachten? Wie finden Sie passende Fotos? Hier finden Sie die wichtigsten Aspekte auf einen Blick und Antworten zu den häufigsten Fragen, die sich hierzu im Arbeitsalltag ergeben können.

Jede Person hat ein Recht am eigenen Bild. Bildnisse dürfen nur mit Einwilligung des Abgebildeten gezeigt oder verbreitet werden.

Tipps für den Alltag

  • Eine Einwilligung für redaktionelle Zwecke sollte immer möglichst ausdrücklich, am besten schriftlich, eingeholt werden.
  • Für Werbezwecke – etwa für Informations-Broschüren, Veranstaltungsplakate oder Online-Auftritte – ist immer eine ausdrückliche, in der Regel schriftliche Einwilligung der Abgebildeten erforderlich. Wird beispielsweise eine Wissenschaftlerin für einen redaktionellen Beitrag (Artikel in der Tagesspiegel-Beilage) fotografiert, darf das Foto später nicht ohne weiteres in einem anderen Kontext, etwa in einer Broschüre, verwendet werden.

  • Lassen Sie sich vor den Aufnahmen eine weit gefasste Einverständniserklärung unterzeichnen oder fragen Sie für eine weitere Verwendung bei der jeweiligen Person nach. Ansonsten kann die abgebildete Person die Veröffentlichung ihres Bildes in einem anderen Kontext ablehnen.

  • Kinder und Jugendliche (bis 18 Jahre) dürfen nur fotografiert/abgebildet werden, wenn der/die Erziehungsberechtigte/n zugestimmt haben.

Bei allgemeinen Fragen zum Thema wenden Sie sich bitte an die Pressestelle, für konkrete Rechsberatung im Einzelfall an das Rechtsamt.

  • Die Pressestelle der Freien Universität verfügt über ein Bildarchiv und stellt auf Anfrage gern einzelne Motive zur Verfügung.
  • Authentischer wirkt Ihre Außendarstellung, wenn Sie Aufnahmen der eigenen Einrichtung und der jeweiligen Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler und deren Forschung oder Veranstaltung verwenden. Falls Sie oder Kollegen im Team nicht selbst fotografieren, haben Sie die Möglichkeit, Fotografen zu beauftragen. Die Pressestelle nennt Ihnen auf Anfrage gern Kontakte.
  • Liegt kein passendes Bildmaterial vor, haben Sie die Möglichkeit, bei Online-Foto-Agenturen geeignete Symbolbilder zu recherchieren - kostenfrei oder auch gegen Gebühren. Bekannte Agenturen sind beispielsweise photocase, fotolia, istockphoto oder flickr.
  • Kostenfreies Bildmaterial, das unter einer sogenannten Creative-Commons-Lizenz veröffentlich wurde, finden Sie auch über CC Search, die Suchmaschine von creativecommons.org.

Bitte beachten Sie bei der Auswahl und Verwendung der Bilder die Hinweise zu Urheberrecht und Persönlichkeitsrecht.

Wenn Sie eigene Foto- oder Videoaufnahmen machen, müssen Sie insbesondere das Persönlichkeitsrecht achten.

  • Möchten Sie während einer Vorlesung im Hörsaal fotografieren, kündigen Sie die Aufnahmen an und geben Sie den anwesenden Personen die Möglichkeit, für einige Minuten den Raum zu verlassen, in dem Sie fotografieren.

  • Falls Sie keine Einwilligung der abgebildeten Personen haben, müssen die Personen unkenntlich gemacht werden (zum Beispiel durch Unschärfe u.ä.).

  • Nehmen Sie für die Archivierung einen Eintrag in den Dateiinformationen vor, damit auch später noch Urheber, Motiv und Aufnahmedatum eingesehen werden können.

  • Holen Sie bitte die Einwilligung der Abgebildeten ein und klären Sie vorab, ob die Fotos auch für Werbezwecke (z.B. Broschüren), online oder in Sozialen Netzwerken genutzt werden dürfen (z.B. Facebook).

  • Auch bei der Nutzung eigener Aufnahmen muss in Online- oder in Druckpublikationen der Urheber genannt werden. Dies gilt auch für Aufnahmen, die aus Privatbesitz stammen.

Schließen Sie Verträge mit Fotografen stets schriftlich ab. In dem Vertrag sollte klar formuliert sein, welche Rechte und Pflichten Sie als Käufer der Fotos haben.

Tipps für den Alltag

  • Klären Sie vorab, was Sie mit den Fotos vermitteln wollen und überlegen Sie dann mögliche Motive.
  • Informieren Sie vor einer Fotoproduktion die Personen, die gezeigt werden sollen (siehe Persönlichkeitsrecht). Falls Minderjährige abgebildet werden sollen, benötigen Sie in jedem Falle die schriftliche Einverständniserklärung der Eltern.

  • Alle Nutzungsrechte sollten ohne zeitliche und räumliche Begrenzung bei der Freien Universität Berlin liegen. Sinnvoll ist es, sich generell auch das Nutzungsrecht im Zusammenhang mit einer Berichterstattung über die Freie Universität (Print und Online) zu sichern. Somit können Sie die Fotos auch nach Jahren Dritten (Medien) zur Verfügung stellen.

  • Wer ausschließliche Nutzungsrechte erwirbt, zahlt zwar in der Regel etwas mehr, spart aber auf lange Sicht Arbeitsaufwand und Geld. Bei einem einfachen Nutzungsrecht müssen Sie unter Umständen für ein Bild, dass Sie für eine bestimmte Broschüre anfertigen ließen, erneut bezahlen, dürfen es online nicht nutzen und müssen ggf. neue Fotos anfertigen lassen.

Nutzungsrechte vereinbaren

Vereinbaren Sie vorab mit dem Fotografen die gewünschte Quellenangabe (Urheberrecht) und die Nutzungsrechte (sachlich, räumlich und zeitlich).

Sachlich:

  • Darf das Foto einmalig oder auch mehrmals verwendet werden?
  • Für welche Bereiche wird die Nutzung der Fotos erlaubt – in Printprodukten und in Online-Medien?
  • Dürfen die Fotos in Online-Archiven gespeichert werden?

Räumlich:

  • Für welchen Raum werden die Nutzungsrechte eingeräumt (bundes-, europa-, weltweit)? Bei Printprodukten wirkt sich neben der Auflagenhöhe meist das Verbreitungsgebiet der Publikation auf den Preis aus.

Zeitlich:

  • Ist die Nutzung zeitlich begrenzt oder unbegrenzt?

Stehen Ihnen keine Fotos zur Verfügung und möchten Sie keinen Fotografen beauftragen, können Sie in Online-Datenbanken von Bildagenturen nach passenden Motiven suchen. Es gibt verschiedene Anbieter in unterschiedlichen Preissegmenten. Informationen hierzu erhalten Sie auf Anfrage bei der Pressestelle.

  • Bitte beachten Sie die jeweilige vom Anbieter geforderte Zitierweise. Üblicherweise ist dies der Name der Agentur und der Name des Fotografen.
  • Klären Sie vorab, ob für die Online-Nutzung besondere Bestimmungen gelten. (Mitunter gilt eine andere Zitierweise als bei Printprodukten, da die Quelle zum Teil mit der Anbieterseite verlinkt werden muss).
  • Meist können für Printprodukte erworbene Bilder ohne oder für geringen Aufpreis auch online genutzt werden. Es empfiehlt sich, die Online-Nutzung mit Blick auf den Mehrwert vor dem Kauf zu klären.
  • Bei den meisten Fotoagenturen sind zunächst „Credits“ zu erwerben. Diese kann man auch gegen Rechnung bestellen.

Geschützte Werke dürfen nicht ohne Zustimmung des Urhebers (oder der Nutzungsberechtigten) verwendet werden, dieser kann sonst Schadenersatz verlangen – gewöhnlich in Höhe der Summe, die eine Nutzungslizenz gekostet hätte, sowie möglicherweise Anwaltskosten. Verletzungen des Urheberrechts können teuer werden! Jeder, der ein fremdes Bild verwendet, ist in der Regel verpflichtet, den Urheber zu nennen.

Allgemeine Hinweise

Auch bei Fotos und Abbildungen, die unter einer Creative-Commons-Lizenz veröffentlicht werden, ist es wichtig, auf die korrekte Angabe der Bildquelle zu achten: digitale Abbildungen sind häufig mit unsichtbaren Wasserzeichen versehen – und damit recherchierbar. Bei ungenauer Bildquellenangabe droht eine Abmahnung, die in vielen Fällen für die Universität hohe Kosten verursacht. Creative Commons bietet derzeit sechs verschiedene Standard-Lizenzverträge an, die bei der Verbreitung kreativer Inhalte genutzt werden können. Zu den Pflichtangaben zählen hierbei meist der Name des Urhebers, der Titel des Werkes, die Verlinkung auf das Werk oder den Autoren sowie ein Verweis auf die Lizenz.

Hinweise für CMS-Redakteure

Informationen zum Einstellen von Abbildungen und Fotos im CMS erhalten Sie im CMS-Online-Handbuch.

Allgemeine redaktionelle Hinweise

  • Bitte tragen Sie bei allen Aufnahmen immer den Bildtitel (Bildbeschreibung) sowie die Bildquelle (Fotograf) ein. Auf den Websites der Freien Universität werden Bildquellen konsequent angezeigt. Eine Nicht-Nennung der Bildquelle würde einen Verstoß gegen das Urheberrecht sichtbar machen.
  • Auch bei Bildquellenangaben, die eine oder mehrere Verlinkungen erfordern (z.B. CC-Lizenzen), tragen Sie bitte den Bildtitel (Bildbeschreibung) ein. Den Namen des Urhebers sowie nötige Verlinkungen tragen Sie bitte in das Textfeld „Bildquelle / Lizenz“ ein. Hier haben Sie die Möglichkeit, sowohl Text als auch eine oder mehrere Verlinkungen einzutragen.
  • Benennen Sie Bilder und auch alle anderen Ordner und Dokumente im CMS so, dass die Dateien sowohl intern als auch über Suchmaschinen gut und schnell gefunden werden: Dabei sollten kurze Stichworte den Inhalt wiedergeben. Einzelne Begriffe sollten Sie mit einem Minuszeichen (-) trennen und nicht mit einem Unterstrich (_).
  • Achten Sie auf Kleinschreibung und verwenden Sie keine Umlaute und ß.

Geschützte Werke dürfen grundsätzlich nicht ohne Zustimmung des Urhebers (oder der Nutzungsberechtigten) verwendet werden, dieser kann sonst Schadenersatz verlangen – gewöhnlich in Höhe der Summe, die eine Nutzungslizenz gekostet hätte, sowie möglicherweise Anwaltskosten. Verletzungen des Urheberrechts können teuer werden!

Urheberrechtlich geschützte Texte sind beispielsweise

  • literarische Werke (Gedichte, Romane, Bücher)
  • nicht-literarische Werke (journalistische Beiträge wie Zeitungs-/Online-Artikel)
  • wissenschaftliche Arbeiten (wissenschaftliche Artikel, Doktorarbeiten etc.)

Texte, die als allgemein zugängliches Gemeingut gelten, sind nicht geschützt, etwa amtliche Werke (Gesetze, Verordnungen, Bekanntmachungen) oder Informationen und Geschehnisse (dazu zählen auch wissenschaftliche Erkenntnissewie etwa eine Formel, diese könnte aber unter Umständen patentrechtlich geschützt sein).

Tipps für den Alltag

  • Zeitungsartikel oder eine Rezension zur Ihrer Forschung dürfen Sie nicht auf Ihrer Homepage als Text oder PDF einbinden.
  • Alternativ können Sie den entsprechenden Artikel verlinken. Allerdings halten Medien die Inhalte meist nicht dauerhaft vor. Um Fehlermeldungen zu vermeiden, sollten Links auf bestimmte Beiträge deshalb regelmäßig überprüft werden.
  • Klären Sie Nutzungsrechte wenn möglich schriftlich, bevor Sie fremde Werke verwenden.

Hintergrund: Urheberrecht

Das Urheberrecht schützt persönliche geistige Schöpfungen. Es entsteht und gilt ab der Erstellung eines bestimmten Werkes. Urheberrechtlich geschützt sind Texte und Reden, Fotos und Filme, Gemälde, Grafiken und Zeichnungen ebenso wie (Stadt)Pläne oder auch Tabellen.